Setter standarden for prosjektledelse i advokatbransjen

27. april 2017

Som første store advokatfirma i Norge setter Advokatfirmaet Thommessen AS en ny standard for prosjektledelse i sin bransje. Da Sverre Tyrhaug tok over stafettpinnen som Managing Partner, begynte han samtidig arbeidet med å forankre prosjektledelse i egen organisasjon. Siden det har det gått slag i slag. I dag går satsingen under betegnelsen "ThommessenProsjekt" og er dypt forankret i firmaets strategi.

“Vi ser at prosjektledelse bidrar til å skape bedre resultater for våre klienter. Det bidrar også til å motivere ansatte og redusere kostnader takket vært bedre forutsigbarhet, riktigere arbeidsfordeling og effektivitet i sakene vi jobber på”, forteller Tyrhaug.

Bedre kommunikasjon og større forutsigbarhet

ThommessenProsjekt ble til etter at Tyrhaug tok over lederrollen høsten 2013. I arbeidet med å lansere en ny strategi for firmaet i 2014 stilte han seg følgende spørsmål: Hva kan øke klientenes tilfredshet med Thommessen som juridisk rådgiver?

Tyrhaug, som selv er sertifisert i Legal Project Management, forteller at klientene skal få en god helhetsopplevelse når de velger Thommessen som juridisk rådgiver – altså merverdi ut over den juridiske rådgivningen. Profesjonell prosjektledelse skulle bli en viktig brikke for å nå dette målet.

“Prosjektledelse er noe vi advokater alltid har drevet med, mer eller mindre bevisst. Min tilnærming var imidlertid at vi måtte gå litt mer vitenskapelig til verks. Prosjektledelse er et eget fag og derfor måtte vi komme i kontakt med miljøer og personer som kunne dette enda bedre enn oss. Slik skulle vi oppnå målsettingen vår: Å sette standarden for prosjektledelse i advokatbransjen.”

Etablerte eget prosjektkontor

Med dette gikk startskuddet for ThommessenProsjekt. For at alle i Thommessen skulle få en grunnforståelse for hva prosjektledelse er, og for å bygge opp et felles vokabular, ble det satt i gang et samarbeid med Metier for å utvikle et skreddersydd utdanningsprogram i prosjektledelse. I dag har alle Thommessen-advokater og alle medarbeidere i forretningsstøtte gjennomført utdannelsen i prosjektledelse med tilhørende høyskoleeksamen.

Tidlig i 2015 etablerte Tyrhaug et eget prosjektstøttekontor ledet av en profesjonell prosjektleder, med bakgrunn fra Metier. Noe av det første prosjektsjefen gjorde var å utvikle en egen prosjektmodell for Thommessen i tett samarbeid med firmaets advokater. Modellen legger grunnlaget for hvordan prosjekter skal gjennomføres i en advokatvirksomhet generelt og i Thommessen spesielt. Kontoret fikk dermed en særskilt rolle for å implementere en egen prosjektmetodikk og prosjektverktøy i organisasjonen.

Bedre budsjettkontroll med prosjektledelse

Tyrhaug mener prosjektmetodikken som er etablert i Thommessen skaper trygghet for klientene fordi det bidrar til bedre kommunikasjon og forutsigbarhet i forhold til milepæler, leveranser og kostnader.

“Klientene er opptatt av bedre budsjettering i juridiske prosjekter, altså at det skal være mer forutsigbarhet rundt hva ting kommer til å koste. De er naturlig nok også opptatt av at arbeidet skal være mest mulig effektivt.”

Han forteller videre at prosjektledelse er sentralt for å kunne dekomponere en leveranse for å forstå hvilke oppgaver som kan effektiviseres gjennom digitalisering. I tillegg kan det bidra til å redusere kostnader.

“Tradisjonelt sett prises advokattjenester på basis av medgåtte timer. Mange klienter ønsker imidlertid nå at advokatene priser annerledes, for eksempel gjennom fastpris. Fastpris er forbundet med risiko og det er derfor viktig at vi som prosjektledere kjenner våre leveranser og prosesser så godt at vi kan redusere denne risikoen mest mulig.”

Større motivasjon blant ansatte

God prosjektledelse og -gjennomføring er også et viktig argument i arbeidet med å rekruttere nye medarbeidere, og for å beholde og motivere dem som allerede jobber i Thommessen i dag.

“Det er utrolig viktig at alle som er med på et prosjekt ser det totale bildet. Det kan ikke være slik at vi ber våre medarbeidere om å utføre et stykke arbeid uten å forklare dem hvorfor de gjør det. Motivasjon henger tett sammen med forståelse av sin rolle og sitt bidrag i en større sammenheng.”

De nye rutinene som har blitt implementert i forbindelse med ThommessenProsjekt har bidratt til en bedre og tidligere forankring av arbeidet som skal utføres i prosjekter. Gjennom kick-off-møter blir det tydeliggjort hva klienten ønsker å oppnå og hva rollen til den enkelte medarbeider skal være. Alt dette er i tråd med prosjektmodellen til Thommessen.

“Noe av det første vi gjorde i arbeidet med ThommessenProsjekt var å etablere faste rutiner for å sikre god kommunikasjon mot klientene gjennom ukentlige statusoppdateringer på e-poster. Deretter lanserte vi prinsippet “Alltid kick-off, alltid debrief”. I dag inngår disse prinsippene i en sjekkliste med seks punkter som alltid skal gjennomføres i prosjekter over en viss størrelse.”

Viktig med tidlig forankring

Å endre advokatenes daglig arbeidsprosesser har ikke vært en helt knirkefri prosess. Tyrhaug forklarer at firmaet de siste årene har brukt tid på å få advokatene til å faktisk ta i bruk prosjektmetodikken og verktøyene.

“Det er stor forskjell på å være enig om at man bør gjøre noe, til å faktisk gjøre det. Derfor har det vært veldig viktig å forankre ThommessenProsjekt på partnernivå. I tillegg har vi brukt mye ressurser på å etablere den interne kompetansen gjennom utdanning av våre advokater og vår forretningsstøtte.”

Tyrhaug forteller imidlertid at ballen nå har begynt å rulle for alvor: Prosjektmodellen tas i bruk i stor grad og suksesshistoriene er blitt flere.

“Vår måte å jobbe på har skapt en stor interesse for prosjektledelse, både innad i firmaet, men også utad blant klienter og konkurrenter. At vi stadig får med flere og flere med på tankesettet vårt internt må sies å være et tegn på at vi er i ferd med å lykkes med en viktig endringsprosess”, konkluderer Tyrhaug.

Har du lest?

Hvordan sikrer TOMRA vekst med nytt HR-system?

Hvordan sikrer TOMRA vekst med nytt HR-system?

TOMRA er et norsk, bærekraftig eventyr som i dag opererer i hele 80 markeder verden over. Vekstambisjonene er fremdeles sterke, og nå innføres det et nytt HR-system globalt i selskapet for å understøtte disse ambisjonene. Dette vil være et stort bidrag til TOMRAs...

Modenhetsmåling bidrar til mer jernbane for pengene hos Bane NOR

Modenhetsmåling bidrar til mer jernbane for pengene hos Bane NOR

Hvordan skal samfunnet komme det grønne skiftet i møte, samtidig som behovet for et utvidet og opprustet transportsystem stadig øker? Bane NORs visjon er at mer på skinner setter mindre spor – med god grunn. Jernbanenettet er effektivt, trenger mindre energi enn andre...

Metier OEC har blitt partner i Oslo Business Forum

Metier OEC har blitt partner i Oslo Business Forum

Metier OEC går inn som partner i den årlige næringslivskonferansen Oslo Business Forum (OBF), som foregår 21. - 22. september. Dette to-dagers arrangementet er en viktig møteplass for ledere og mellomledere i Norge, og derfor var det naturlig for oss å velge OBF som...