TOMRA er et norsk, bærekraftig eventyr som i dag opererer i hele 80 markeder verden over. Vekstambisjonene er fremdeles sterke, og nå innføres det et nytt HR-system globalt i selskapet for å understøtte disse ambisjonene. Dette vil være et stort bidrag til TOMRAs satsning på Talent Management og gi høyere effektivitet når det kommer til IT-operasjoner knyttet til HR-oppgaver.
Metier er en samarbeidspartner i prosjektet, og bidrar med kompetanse innenfor digitalisering, endrings- og prosjektledelse, samt smidige metoder.
Vi har tatt en prat med TOMRA for å høre litt om prosjektets største fordeler og suksessfaktorer, og prosjektleder Per Inge Krossen forteller om hva han har lært på veien mot implementering i ca. 40 land.
TOMRA - fra Asker, nå globale
Fra brødrene Petter og Tore Planke ga en lokal kjøpmann løsningen på problemet med opphoping av flasker i 1972, har TOMRA stått for viktige innovasjoner innenfor resirkulering og ressursbruk. TOMRA er nå et globalt selskap, men har beholdt sine røtter. Hovedkvarteret ligger fremdeles i Asker.
I dag er det fire divisjoner i TOMRA: Collection (som vi i Norge kjenner igjen ved deres pantemaskiner), Food (fersk og prosessert) Recycling & Mining, og Circular Economy. På hver sin måte bidrar disse til en mer bærekraftig tilnærming til avfallshåndtering, og sikrer bedre ressursbruk i 80 markeder verden over.
Systemet som implementeres i TOMRAS HR-avdeling, People and Organization (P&O), er fra Sage People. Dette igjen er bygd på Salesforce Platform. Systemet skal, på globalt nivå, sikre at selskapet får trygg lagring av persondata, rapportering og håndtering av fravær, talent management, lønnsplanlegging og medarbeiderevaluering. Det viktigste er likevel talentutviklingen i et konsern som vokser fort.
Et glocal system
Før prosjektet ble igangsatt, var ikke TOMRAs HR-system satt opp på en måte som ga mulighet for både global samhandling og lokale behov. Hvert enkelt land og forretningsområde har hatt egne løsninger - alt fra penn og papir eller Excel-lister på de mindre kontorene, til moderne systemer på de større.
En utfordring ved å etablere integrerte løsninger for HR og talentutvikling i globale selskap som TOMRA, er nettopp det at de samtidig skal være fleksible nok til å håndtere lokale markedskrav, reguleringer og øvrige behov. Derfor ble det opprettet et prosjekt med formål å etablere et glocal HR-system for TOMRAs P&O-avdelinger. Det vil si et system med global "kjerne", men med mulighet for lokale tilpasninger.
Enklere talentutvikling på tvers av grenser
TOMRA har en tydelig uttalt vekstambisjon. For å understøtte en slik ambisjon må man ha de nødvendige talentene i organisasjonen. Talent Management er derfor et viktig fokusområde for TOMRA, og en av grunnene til at man satte i gang prosjektet med å iverksette nytt system for P&O globalt.
Ett felles system vil gi en produktivitetsforbedring for P&O-funksjonen, men også for organisasjonen for øvrig. Ved å implementere systemet reduserer TOMRA dobbeltarbeid, samtidig som de får bedre oversikt over sine ansatte og fordeler ved standardisering og automasjon av prosesser. Datadelingen blir også enklere, samtidig som datasikkerhet og -pålitelighet sikres bedre fordi kvalitetskontrollen gjennomføres fra én kilde. Eksempelvis kan man enklere og bedre finne og utvikle talenter over landegrensene, internt i selskapet.
Systemet vil også gjøre det lettere for TOMRA å overholde nødvendige lokale lover og regler, noe GDPR er et eksempel på. En del av prosjektet omhandler derfor å sikre at lokale, juridiske forskjeller ivaretas.
Ett TOMRA, en felles kultur
Det siste sentrale formålet med prosjektet er at det skal understøtte TOMRA sin digitale strategi og bidra til å skape OneTOMRA – en felles kultur på tvers av divisjonene og alle land i selskapet. Da prosjektet startet var det ulik struktur på HR-funksjonen i de ulike landene innen divisjonen Collection. Dette vanskeliggjør igjen det å skape en helhetlig kultur.
For å løse dette har konsernet utnevnt en global leder for People and Organization. Denne rollen har en samlende funksjon, og er lagt direkte i konsernledelsen. Lederen har et særskilt ansvar for å bygge opp funksjonen og satsingen på talent management.
Globale forskjeller gir spennende utfordringer
I de cirka 40 av TOMRAs markeder hvor systemet innføres, er det også like mange ulike lovverk og organisasjoner, samt ulik modenhet på HR-området. For å sikre at man ivaretar overordnede behov for selskapet, så vel som lokale forhold, har workshops blitt en viktig nøkkel.
TOMRA viser til Metiers fokus på prosjektstyringen, samt kursing og opplæring i systemet som sentrale suksessfaktorer i prosjektet. Per Inge Krossen reiste rundt for TOMRA før pandemien og holdt workshops på de forskjellige kontorene.
–Faktisk er noe av læringen at disse workshopene bør være fysiske igjen etter Korona. Det er noe annet å gjøre akkurat det «live». Det tar mindre tid og ikke minst er det lettere å gi personlig oppfølgning og sikre felles forståelse. Dette er viktig fordi en misforståelse lett kan utvikle seg til å bli en form for feil i produktet, fastslår Per Inge.
En workshop inkluderer en dyp gjennomgang av hvert lands lover og regler. I arbeidet med de ulike landene balanserer prosjektteamet ulike tidssoner, kulturforskjeller og digitalt modningsnivå. Der noen land ønsker å trekke ut rapporter om sykefravær er ikke andre like tekniske. Noen kontorer har også større behov for generering av informasjon og beregninger i forbindelse med budsjetteringer, mens andre av ulike grunner er mer fokusert på oppgaver knyttet til administrasjon og drift.
Veien mot et felles system
Ved prosjektets start i 2018 omfattet det kun divisjonen Collection, den største i selskapet. Divisjonene Food og Recycling & Mining hadde allerede innført systemet. Samtidig hadde disse valgt et enklere innføringsprosjekt. Så langt har 38 land i Collection fått systemet.
Da det ble bestemt at det nye HR-systemet skulle fungere samlende på globalt nivå, og samtidig være fleksibelt nok til å tilpasses behov ved de lokale divisjonene, betød dette at noe av jobben ble å identifisere hvilke data som tilhørte «kjernen» globalt, og hvilke som måtte tilpasses regionale forhold, lover og regler.
–I Tyskland har vi for eksempel laget en fraværsmodul for hvert bundesland, som tilsvarer våre fylker. Blant annet har hvert bundesland ulike ferieuker, og uten at dette er riktig får man ikke full effekt ut av integrasjonen mot ressursplanleggingen. Dette ble i utgangspunktet utviklet for Collection, men nå vil det også komme Food og Recycling and Mining til gode, forklarer Per Inge.
Totalt har prosjektet satt opp et 80-talls HR-avdelinger i systemet for å dekke alle kombinasjoner av divisjoner og land.
–Det er klare synergier innad i prosjektet ved denne fremgangsmåten. Prosjektgruppens samspill med så mange funksjoner – som IT, alle HR-avdelinger, finans og drift – gjør det enkelt å identifisere hvor det digitale samarbeidet på tvers av divisjoner kan forbedres. Prosjektet har brutt ned noen funksjonelle siloer, og sørget for at divisjonene snakker bedre sammen. Dette er en av de største suksessfaktorene ved prosjektet som helhet, Sier Per Inge.
5 fordeler ved et glocalt HR-system
Hvilke fordeler har et glocal HR-system gitt TOMRA, helt konkret? Her er noen av hovedpunktene TOMRA selv ønsker å trekke frem:
- Datasikkerhet og -pålitelighet sikres ved at kontrolltiltak innføres og gjennomføres fra én kilde.
- Automatisk kontoaktivering, oppdatering og deaktivering medfører betydelig reduksjon av transaksjonsarbeid for de respektive IT-avdelingene.
- Analytiske data kan nå brukes av HR-avdelingene til å gi innsikt i senior management og operations.
- Systemet understøtter vekstambisjonen i selskapet gjennom enklere talent management på tvers av selskapets divisjoner og markeder.
- Systemet understøtter ambisjonen om OneTOMRA – en felles kultur på tvers av divisjonene og alle land i selskapet. Divisjonene snakker bedre sammen, og mulighetene for å samarbeide på tvers av markeder har økt.
